17. 자주 쓰는 요청을 템플릿으로 만들기

1. 반복 업무 찾기

템플릿은 완성 문장을 복사하는 파일이 아니다. 매번 바뀌는 값과 항상 지켜야 할 규칙을 나눈 작업 도구이다.

좋은 템플릿은 빈칸만 채워도 같은 품질 기준이 반복 적용된다. 반대로 제품명, 날짜, 정책처럼 매번 확인해야 할 값을 고정 문장에 박아 두면 오래된 요청이 계속 재사용된다.

1.1 템플릿 폴더 만들기

1. "ai_prompt" 폴더에 "templates" 폴더를 만든다.
2. "templates" 안에 "문서_검수_템플릿.md"를 만든다.
3. 반복해서 AI에 요청하는 업무 하나를 고른다.
4. 다음 항목을 기록한다.

업무 이름:
매번 같은 규칙:
매번 바뀌는 값:
필요한 입력 자료:
결과 형식:
확인 방법:

2. 변수 표시하기

2.1 대괄호 변수 만들기

1. 다음 템플릿을 파일에 입력한다.

아래 [문서종류]를 검수한다.

사용 목적:
[사용목적]

대상:
[대상]

작성 규칙:
[작성규칙]

검수할 원문:
<원문>
[원문]
</원문>

확인할 항목:
1. 필수 내용 누락
2. 앞뒤가 다른 설명
3. 근거 없는 날짜와 수치
4. 긴 문장과 불명확한 표현
5. 개인정보와 기밀 정보

출력 형식:
| 위치 | 문제 | 원인 | 수정문 |

원문 전체를 다시 쓰지 않는다.
문제가 있는 부분만 제시한다.

1. 대괄호 안의 값이 모두 바뀌는 값인지 확인한다.
2. 항상 같은 규칙은 대괄호 밖에 둔다.

3. 실제 자료로 시험하기

3.1 첫 번째 문서 적용하기

1. 짧은 공지문 한 개를 준비한다.
2. [문서종류], [사용목적], [대상], [작성규칙], [원문]을 채운다.
3. 빈 대괄호가 남아 있는지 검색한다.
4. 완성한 요청을 AI에 입력한다.
5. 결과에서 위치와 수정문이 연결되는지 확인한다.

3.2 다른 문서에 다시 적용하기

1. 첫 번째 원문을 삭제한다.
2. 회의록이나 보고서 원문을 넣는다.
3. 나머지 변수만 바꿜다.
4. 같은 형식으로 결과가 나오는지 확인한다.

4. 사용 설명 붙이기

4.1 템플릿 위에 설명 작성하기

1. 파일 맨 위에 다음 내용을 넣는다.

# 문서 검수 템플릿

사용 시점:
공지문, 회의록, 보고서를 배포하기 전에 사용한다.

필수 입력:
문서 종류, 사용 목적, 독자, 작성 규칙, 원문

사용 금지:
개인정보와 기관 기밀이 포함된 원문은 외부 서비스에 입력하지 않는다.

결과 확인:
AI가 제안한 수정문을 원문과 대조한 뒤 필요한 항목만 반영한다.

1. 작성일과 마지막 수정일을 적는다.

5. 오류가 생겼을 때

5.1 변수가 너무 많은 경우

1. 결과에 영향을 주지 않는 변수를 제거한다.
2. 비슷한 변수를 하나로 합친다.
3. 필수 변수와 선택 변수를 나눈다.

5.2 다른 자료에서 결과가 흔들리는 경우

1. 출력 열과 확인 항목을 더 구체적으로 적는다.
2. 좋은 결과 예시를 한 개 추가한다.
3. 예시의 실제 내용이 새 원문에 섞이지 않게 예시라고 표시한다.

6. 직접 작성하기

1. 수업안 작성, 문서 검수, 자료 요약 중 하나를 고른다.
2. 매번 같은 규칙과 바뀌는 값을 나눈다.
3. 변수가 있는 템플릿을 만든다.
4. 서로 다른 자료 두 개에 적용한다.
5. 두 결과에서 공통 형식이 유지되는지 확인한다.

7. 예상 결과와 맞춰보기

목표: [만들 결과]
대상: [대상]
입력 자료: [자료]
고정 규칙:
- 자료에 없는 사실을 추가하지 않는다.
- 문제 위치와 수정안을 구분한다.
출력 형식: [표 또는 목록]

대괄호 안의 값만 바꿈 서로 다른 자료에 사용할 수 있고 고정 규칙이 유지되면 정상이다.

8. 살펴보기

• 매번 바뀌는 값과 항상 같은 규칙을 분리했는가
• 변수 이름만 보고 입력할 값을 알 수 있는가
• 서로 다른 자료 두 개로 시험했는가
• 빈 변수가 있을 때 처리 방법을 적었는가
• 작성일과 수정일을 기록했는가

9. 적용 전 확인

• 고정 문장과 매번 바뀌는 값을 분리했는지 확인한다.
• 제품명, 날짜, 정책 조건은 템플릿을 재사용할 때마다 다시 확인한다.
• 특정 서비스에서만 되는 문법은 템플릿 안에 표시한다.