19. 반복 업무의 흐름 설계하기

1. 반복 업무 고르기

업무 흐름은 AI에 맡길 문장만 적는 것이 아니다. 입력, 처리, 확인, 출력, 실패 대응을 연결한 작업 순서이다.

반복 업무는 한 번 성공했다고 안정적인 것이 아니다. 입력이 빠졌을 때 멈추는 조건, 실패 후 다시 시작할 위치, 같은 자료를 두 번 처리하지 않는 기록이 있어야 한다.

1.1 작업 폴더 만들기

1. "ai_prompt" 폴더에 "19_workflow" 폴더를 만든다.
2. "19_workflow"에 "workflow.md"를 만든다.
3. 다음 중 반복 업무 하나를 고른다.
   1. 주간 업무 보고서 작성
   2. 교육 자료 검수
   3. 상담 기록 비식별 요약
   4. 최신 기술 소식 정리
4. 파일에 업무 이름과 반복 주기를 적는다.

업무 이름:
실행 주기:
업무를 시작하는 조건:
최종 결과물:

2. 입력과 출력 고정하기

2.1 입력 목록 작성하기

1. 업무를 시작할 때 필요한 자료를 적는다.

입력 자료 | 파일 형식 | 제공자 | 필수 여부 | 누락 시 처리

1. 주간 보고서라면 다음처럼 작성한다.

업무 기록 | Markdown | 담당자 | 필수 | 작업 중단
일정표 | CSV | 담당자 | 선택 | 일정 구역 생략
지난주 보고서 | PDF | 담당자 | 선택 | 형식 참고 없이 진행

1. 최종 결과의 파일명과 필수 구역을 적는다.

파일명: 주간보고_YYYY-MM-DD.md
필수 구역:
- 완료한 일
- 진행 중인 일
- 문제와 대응
- 다음 주 계획
- 확인이 필요한 항목

3. 처리 단계를 나누기

3.1 한 단계에 한 작업만 넣기

1. "workflow.md"에 다음 순서를 작성한다.

1. 입력 파일 존재 확인
2. 개인정보와 기밀 확인
3. 업무 기록에서 완료·진행·문제 분류
4. 일정표에서 다음 주 일정 추출
5. 보고서 초안 작성
6. 날짜·수치·누락 확인
7. 사람이 최종 검토
8. 결과 파일 저장

1. 두 가지 행동이 한 줄에 있으면 나눌다.
2. 각 단계에 입력과 출력을 붙인다.

단계:
입력:
처리:
출력:
다음 단계 조건:

3.2 상태와 분기 표시하기

상태는 지금까지 확인한 값과 완료한 단계를 기록한 정보이다. 분기는 상태에 따라 다음 작업을 다르게 고르는 규칙이다.

1. "workflow.md"에 다음 상태 항목을 추가한다.

현재 단계:
완료한 단계:
사용한 입력:
만든 출력:
검증 결과:
다시 시작할 단계:

1. 입력 상태에 따른 분기를 적는다.

업무 기록이 없으면 → 중단하고 누락 파일을 알린다.
일정표가 없으면 → 일정 구역을 비우고 다음 단계로 간다.
개인정보가 있으면 → 중단하고 해당 파일명을 기록한다.
검증을 통과하면 → 결과를 저장한다.
검증에 실패하면 → 초안 작성 단계로 돌아간다.

1. 중간 결과를 저장할 지점을 정한다.

체크포인트 1: 입력 파일과 위험 정보 확인 완료
체크포인트 2: 분류 결과 저장 완료
체크포인트 3: 초안 작성 완료
체크포인트 4: 검증 완료

체크포인트는 작업 중간의 상태를 저장한 지점이다. 오류가 생기면 처음부터 다시 실행하지 않고 마지막으로 확인한 지점부터 이어간다.

4. 실패 조건 정하기

4.1 중단과 계속 진행 구분하기

1. 다음 실패 사례를 기록한다.

필수 파일 없음
날짜 형식 오류
개인정보 발견
AI 답변 중단
출처 없는 수치 발견

1. 각 사례를 중단, 확인 후 진행, 해당 부분 제외 중 하나로 정한다.
2. 다음 표를 작성한다.

문제 | 처리 | 기록 위치 | 다시 시작할 단계

1. 개인정보 발견은 중단으로 설정한다.

5. AI가 읽을 절차 만들기

5.1 절차 요청문 작성하기

1. 다음 요청문을 "workflow.md"에 저장한다.

아래 작업 절차를 순서대로 따른다.
단계를 건너뛰지 않는다.

각 단계를 시작하기 전에 필요한 입력이 있는지 확인한다.
필수 입력이 없으면 작업을 중단하고 누락된 파일만 알린다.
개인정보나 기밀이 발견되면 작업을 중단한다.
확인되지 않은 날짜와 수치는 결과에 넣지 않는다.
사람의 최종 검토 전에는 결과를 외부에 전송하지 않는다.

<작업 절차>
[확정한 절차를 붙여 넣는다]
</작업 절차>

1. 작은 예제 자료로 절차를 실행한다.
2. 단계별 중간 결과를 "19_workflow" 폴더에 저장한다.

6. 반복 실행 조건 정하기

6.1 시작과 재시작 규칙 작성하기

1. "workflow.md"에 다음 항목을 추가한다.

시작 조건:
- 정해진 날짜와 시각
- 지정 폴더에 새 입력 파일이 생김

실행 전 확인:
- 필수 입력 파일이 있는가
- 같은 입력으로 만든 완료 결과가 이미 있는가
- 이전 실행이 완료, 미완료, 중단 중 어느 상태인가

재시작:
- 실패 기록에 적힌 단계부터 다시 시작한다.
- 완료된 단계는 입력이 바뀌지 않았다면 반복하지 않는다.

중복 방지:
- 입력 파일명, 확인일, 결과 파일명을 실행 기록에 남긴다.
- 같은 입력과 같은 확인일의 완료 결과가 있으면 새 결과를 만들지 않는다.

1. 일반 웹 AI에서는 시작 조건을 사람이 확인하고 요청문을 입력한다.
2. 일정·폴더 감시 기능이 있는 도구를 사용할 때만 자동 시작을 설정한다.
3. 자동 기능의 이름과 설정 위치는 사용하는 도구의 공식 도움말에서 확인한다.

7. 오류가 생겼을 때

7.1 단계가 건너뛰어진 경우

1. 건너뛴 단계의 번호를 기록한다.
2. 다음 문장을 입력한다.

[번호] 단계가 실행되지 않았다.
그 단계부터 다시 진행하고 이전 결과는 바꾸지 않는다.

7.2 같은 작업이 반복된 경우

1. 각 단계 완료 상태를 완료, 미완료, 중단으로 기록한다.
2. 완료 단계는 다시 실행하지 않도록 지시한다.

8. 직접 설계하기

1. 실제 반복 업무 한 개를 고른다.
2. 입력, 출력, 처리 순서, 실패 조건을 작성한다.
3. 작은 예제 자료로 한 번 실행한다.
4. 막힌 단계와 수정한 내용을 "workflow.md"에 기록한다.

9. 예상 결과와 맞춰보기

업무: 주간 보고서 작성
시작 조건: 매주 금요일 오후 또는 새 업무 기록 파일 확인
중단 조건: 필수 업무 기록 없음, 개인정보 발견
재시작 단계: 실패 기록에 표시된 단계
중복 방지: 입력 파일명과 결과 파일명을 실행 기록에서 대조

누가 언제 시작하는지, 실패 후 어디서 다시 시작하는지, 중복 결과를 어떻게 막는지가 정해져 있으면 정상이다.

10. 살펴보기

• 입력·처리·확인·출력·실패 대응을 구분했는가
• 한 단계에 핵심 작업이 하나인가
• 현재 상태와 다음 단계의 분기 조건을 기록했는가
• 중간 결과를 저장하고 다시 시작할 체크포인트가 있는가
• 시작 조건과 실행 전 확인 항목이 있는가
• 실패한 단계부터 재시작할 수 있는가
• 같은 입력의 중복 실행을 막는 기록이 있는가

11. 적용 전 확인

• 입력, 처리, 확인, 출력이 빠지지 않았는지 흐름표로 확인한다.
• 실패했을 때 멈출 조건과 다시 실행할 조건을 따로 적는다.
• 자동 실행은 권한과 기록 위치를 확인한 뒤 적용한다.