10. AI로 업무 문서 완성하기

파일 이름 끝의 .md는 마크다운 문서라는 뜻이다. 일반 텍스트 편집기로 열 수 있으며, 사용하는 환경에서 마크다운이 불편하면 같은 내용을 .txt로 저장해도 된다.

1. 문서 작업 준비

이번 작업에서는 앞에서 만든 요청 구조, 말투, 출력 형식, 사실 확인, 안전 점검을 한 번에 사용한다. 업무 문서는 그럴듯한 문장보다 확정된 사실, 빠진 정보 표시, 수정 기록이 더 중요하다.

1.1 작업 유형 고르기

1. 다음 중 하나를 고른다.
   1. 수업 안내문
   2. 회의 요약문
   3. 업무 진행 보고서
2. "ai_prompt" 폴더에 "10_업무문서.txt"를 만든다.
3. 선택한 문서 이름을 첫 줄에 적는다.

2. 입력 자료 정리하기

2.1 사실과 요구사항 나누기

1. 다음 틀을 파일에 입력한다.

문서 목적:
대상:
확정된 사실:
포함할 내용:
제외할 내용:
출력 형식:
확인할 항목:

1. 수업 안내문을 선택했다면 다음 예시를 사용한다.

문서 목적: 실습실 사전 점검 요청
대상: 교육기관 내부 행정 담당자
확정된 사실:
- 점검일: 2026-06-22
- 점검 장소: 3층 컴퓨터실
- 확인 항목: 인터넷 연결, 크롬 설치, VS Code 실행, 빔프로젝터 연결
- 요청 기한: 수업 전날 17:00까지
포함할 내용: 점검 목적, 확인 항목, 요청 기한
제외할 내용: 담당자 개인 연락처, 비용, 장비 구매 요청
출력 형식: 제목 1줄, 본문 2문단, 확인 항목 목록
확인할 항목: 확정된 사실이 모두 있고 새로운 사실이 없어야 함

1. 실제 개인정보와 기밀이 없는지 확인한다.

3. 초안 만들기

3.1 구조화된 요청 입력하기

1. 다음 요청문에서 대괄호 부분을 자신의 내용으로 바꿜다.

아래 정보만 사용해 [문서 종류]를 작성한다.

목적:
[문서 목적]

독자:
[대상]

확정된 사실:
[확정된 사실]

포함할 내용:
[포함할 내용]

제외할 내용:
[제외할 내용]

출력 형식:
[출력 형식]

확인 기준:
[확인할 항목]

확인되지 않은 사실은 추가하지 않는다.
문장은 짧고 명확하게 작성한다.

1. AI 답변을 "10_업무문서.txt"에 저장한다.
2. 초안 위에 초안 1을 적는다.

4. 문서 검토하기

4.1 요구사항 대조하기

1. 다음 표를 만든다.

확인 항목 | 결과 | 수정 내용
목적에 맞는가 |
독자에게 맞는가 |
확정된 사실이 모두 있는가 |
새로운 사실이 추가되지 않았는가 |
지정 형식을 지켰는가 |
개인정보와 기밀이 없는가 |
문장이 짧고 명확한가 |

1. 각 항목에 확인, 수정 필요 중 하나를 적는다.
2. 수정 필요 항목만 모아 수정 요청을 만든다.

아래 항목만 수정한다.
- [수정할 항목 1]
- [수정할 항목 2]

수정하지 않는 내용:
- 날짜, 시간, 장소, 준비물

1. 수정 결과를 최종본 아래에 저장한다.

5. 오류가 생겼을 때

5.1 수정할 때 맞는 내용까지 바뀐 경우

1. 바뀌면 안 되는 사실을 다시 적는다.
2. 다음 문장을 사용한다.

아래 확정 사실은 글자 하나도 바꾸지 않는다.
[확정 사실]
지정한 수정 항목만 고친다.

5.2 문서가 길어진 경우

1. 중복 문장을 표시한다.
2. 다음 문장을 입력한다.

새로운 내용을 추가하지 않는다.
반복 문장과 불필요한 인사말만 제거한다.

6. 최종 파일 남기기

1. 최종 문서를 새 파일에 저장한다.
2. 파일 이름을 문서 종류에 맞춰 정한다.

수업 안내문: "10_수업_안내문.md"
회의 요약문: "10_회의_요약.md"
업무 보고서: "10_업무_보고.md"

1. "10_업무문서.txt"에는 요청문, 초안, 검토표, 수정 요청을 남긴다.
2. 최종 파일에는 완성한 문서만 남긴다.

7. 자신의 업무에 적용하기

7.1 다른 문서 한 개 완성하기

1. 첫 작업에서 선택하지 않은 문서 종류를 한 개 고른다.
2. 문서 목적, 대상, 확정된 사실, 제외할 내용을 작성한다.
3. 구조화된 요청문으로 초안을 만든다.
4. 입력 자료에 없는 사실과 빠진 내용을 확인한다.
5. 필요한 부분만 수정한다.
6. 요청문과 수정 기록은 작업 기록 파일에 남긴다.
7. 완성 문서는 별도 파일에 저장한다.

8. 예상 결과와 맞춰보기

# 실습실 사전 점검 요청

6월 22일 수업 전 3층 컴퓨터실의 인터넷 연결, 크롬 설치, VS Code 실행, 빔프로젝터 연결 상태를 확인한다.

점검 결과는 수업 전날 17:00까지 공유한다.

확인 필요: 담당 부서의 공유 방식

확정된 사실은 그대로 유지되고, 제공되지 않은 연락처는 만들어지지 않으면 정상이다.

9. 살펴보기

• 확정된 사실과 작성 요구를 분리했는가
• 자료에 없는 사실을 추가하지 않았는가
• 빠진 정보는 확인 필요로 표시했는가
• 전체를 다시 쓰지 않고 필요한 부분만 수정했는가
• 최종 문서와 작업 기록을 분리했는가

10. 적용 전 확인

• 문서의 날짜, 수치, 기관명, 담당자명은 원자료와 대조한다.
• AI가 만든 문장은 그대로 확정하지 않고 누락, 과장, 부적절한 표현을 확인한다.
• 저장 파일명과 위치가 업무 기록 기준과 맞는지 확인한다.