AI로 업무 문서 완성하기

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이 문서에서는 앞에서 익힌 요청 구조, 말투, 출력 형식, 사실 확인, 안전 점검을 한 번에 사용해 수업 안내문·회의 요약문·업무 보고서 같은 업무 문서를 작성하고 검토한다. 컴퓨터에서 텍스트 파일을 만들 수 있고 웹 브라우저로 생성형 AI 서비스에 접속할 수 있으면 따라올 수 있다. 끝까지 따라 하면 요청문·초안·검토표·수정 기록을 담은 작업 파일과, 완성한 문서만 담은 최종 파일이 손에 남는다.

1 – 문서 작업 준비

이번 작업에서는 앞에서 만든 요청 구조, 말투, 출력 형식, 사실 확인, 안전 점검을 한 번에 사용한다. 업무 문서는 그럴듯한 문장보다 확정된 사실, 빠진 정보 표시, 수정 기록이 더 중요하다.

1.1 – 작업 유형 고르기

  1. 다음 중 하나를 고른다.
    1. 수업 안내문
    2. 회의 요약문
    3. 업무 진행 보고서
  2. "ai_prompt" 폴더에 "10_workdoc.txt"를 만든다.
  3. 선택한 문서 이름을 첫 줄에 적는다.

[!INFO]
파일 이름 끝의 .txt는 글자만 저장하는 텍스트 파일이라는 뜻이다. 이번 작업 파일은 .txt로 만들고, 5장에서 완성한 최종 문서만 따로 .md 파일로 저장한다.

2 – 입력 자료 정리하기

2.1 – 사실과 요구사항 나누기

  1. 다음 틀을 파일에 입력한다.
문서 목적:
대상:
확정된 사실:
포함할 내용:
제외할 내용:
출력 형식:
확인할 항목:
  1. 수업 안내문을 선택했다면 다음 예시를 사용한다.
문서 목적: 실습실 사전 점검 요청
대상: 교육기관 내부 행정 담당자
확정된 사실:
- 점검일: 2026-06-22
- 점검 장소: 3층 컴퓨터실
- 확인 항목: 인터넷 연결, 크롬 설치, VS Code 실행, 빔프로젝터 연결
- 요청 기한: 수업 전날 17:00까지
포함할 내용: 점검 목적, 확인 항목, 요청 기한
제외할 내용: 담당자 개인 연락처, 비용, 장비 구매 요청
출력 형식: 제목 1줄, 본문 2문단, 확인 항목 목록
확인할 항목: 확정된 사실이 모두 있고 새로운 사실이 없어야 함
  1. 실제 개인정보와 기밀이 없는지 확인한다.

3 – 초안 만들기

3.1 – 구조화된 요청 입력하기

  1. 다음 요청문에서 대괄호 부분을 자신의 내용으로 바꾼다.
아래 정보만 사용해 [문서 종류]를 작성한다.

목적:
[문서 목적]

독자:
[대상]

확정된 사실:
[확정된 사실]

포함할 내용:
[포함할 내용]

제외할 내용:
[제외할 내용]

출력 형식:
[출력 형식]

확인 기준:
[확인할 항목]

확인되지 않은 사실은 추가하지 않는다.
문장은 짧고 명확하게 작성한다.
  1. AI 답변을 "10_workdoc.txt"에 저장한다.
  2. 초안 위에 초안 1을 적는다.

4 – 문서 검토하기

4.1 – 요구사항 대조하기

  1. 다음 표를 만든다.
확인 항목 | 결과 | 수정 내용
목적에 맞는가 |
독자에게 맞는가 |
확정된 사실이 모두 있는가 |
새로운 사실이 추가되지 않았는가 |
지정 형식을 지켰는가 |
개인정보와 기밀이 없는가 |
문장이 짧고 명확한가 |
  1. 각 항목에 확인, 수정 필요 중 하나를 적는다.
  2. 수정 필요 항목만 모아 수정 요청을 만든다.
아래 항목만 수정한다.
- [수정할 항목 1]
- [수정할 항목 2]

수정하지 않는 내용:
- 날짜, 시간, 장소, 준비물
  1. 수정 결과를 수정본 아래에 저장한다.

[!WARNING]
수정할 때 맞는 내용까지 바뀌면 안 될 사실을 다시 적고 다음 문장을 사용한다.

아래 확정 사실은 글자 하나도 바꾸지 않는다.
[확정 사실]
지정한 수정 항목만 고친다.

[!WARNING]
문서가 길어지면 중복 문장을 표시하고 다음 문장을 입력한다.

새로운 내용을 추가하지 않는다.
반복 문장과 불필요한 인사말만 제거한다.

5 – 최종 파일 남기기

  1. 최종 문서를 새 파일에 저장한다.
  2. 파일 이름을 문서 종류에 맞춰 정한다.
수업 안내문: "10_class-notice.md"
회의 요약문: "10_meeting-summary.md"
업무 보고서: "10_work-report.md"
  1. "10_workdoc.txt"에는 요청문, 초안, 검토표, 수정 요청을 남긴다.
  2. 최종 파일에는 완성한 문서만 남긴다.

6 – 자신의 업무에 적용하기

6.1 – 다른 문서 한 개 완성하기

  1. 첫 작업에서 선택하지 않은 문서 종류를 한 개 고른다.
  2. 문서 목적, 대상, 확정된 사실, 제외할 내용을 작성한다.
  3. 구조화된 요청문으로 초안을 만든다.
  4. 입력 자료에 없는 사실과 빠진 내용을 확인한다.
  5. 필요한 부분만 수정한다.
  6. 요청문과 수정 기록은 작업 기록 파일에 남긴다.
  7. 완성 문서는 별도 파일에 저장한다.

7 – 예상 결과와 맞춰보기

자신의 결과가 제대로 나왔는지 아래 답과 맞춰 본다.

# 실습실 사전 점검 요청

6월 22일 수업 전 3층 컴퓨터실의 인터넷 연결, 크롬 설치, VS Code 실행, 빔프로젝터 연결 상태를 확인한다.

점검 결과는 수업 전날 17:00까지 공유한다.

확인 필요: 담당 부서의 공유 방식

[!INFO]
다섯 항목 중 네 항목 이상을 만족하면 정상이다.

  1. 확정된 사실은 그대로 유지되고 제공되지 않은 연락처는 만들어지지 않았다.
  2. 확정된 사실과 작성 요구를 분리했다.
  3. 빠진 정보는 확인 필요로 표시했다.
  4. 전체를 다시 쓰지 않고 필요한 부분만 수정했다.
  5. 최종 문서와 작업 기록을 분리했고, 날짜·수치·기관명·담당자명을 원자료와 대조했다.

8 – 막히면 AI 코치에게 묻기

이 문서에서 익힌 AI로 업무 문서 완성하기를 내 상황에 적용하다 막히면, 아래를 대화형 AI(ChatGPT·Claude·Gemini)에 붙여 넣어 실습 코치로 삼는다. 답을 한꺼번에 받지 말고 한 단계씩 풀어 간다.

너는 업무 문서 작성·검토 실습 코치다. 나는 확정된 사실과 작성 요구를 나누고, 그 정보만 써서 구조화된 요청으로 초안을 만들고, 요구사항 대조표로 검토해 필요한 부분만 수정하는 법을 배웠고, 내 업무 문서 하나(안내문·회의 요약문·보고서 중 하나)를 직접 완성하려 한다. 답을 통째로 주지 말고 한 단계씩 물어 내가 직접 하게 한다.

[코칭 방식]
1. 먼저 내가 지금까지 한 것과 막힌 지점을 묻는다.
2. 막힌 원인을 한 가지 짚어 준다. 완성된 문서를 통째로 주지 않는다.
3. 다음 한 단계만 제시하고, 내가 해 본 결과를 말하면 확인 질문을 던진다.
4. 마지막에 확정된 사실이 그대로 유지됐는지, 자료에 없는 사실을 추가하지 않았는지, 빠진 정보를 확인 필요로 표시했는지 점검 질문을 한다.

[내 상황]
- 지금까지 한 것: {한것}
- 막힌 지점·메시지: {막힌점}
- 내 소재: {소재}

준비됐으면 "지금 어떤 문서를 고르고, 확정된 사실은 무엇이 있나?"라고만 답한다.
  1. {한것} – 지금까지 진행한 단계, 예: 문서 목적·대상·확정된 사실을 나눠 적고 구조화된 요청으로 초안 1을 받았다.
  2. {막힌점} – 막힌 부분이나 받은 메시지, 예: 수정을 요청하니 바꾸면 안 되는 날짜·장소까지 함께 바뀐다.
  3. {소재} – 적용할 내 자료·주제, 예: 실습실 사전 점검 요청 안내문.

위 변수를 실제 값으로 채운 완성 예시는 다음과 같다.

너는 업무 문서 작성·검토 실습 코치다. 나는 확정된 사실과 작성 요구를 나누고, 그 정보만 써서 구조화된 요청으로 초안을 만들고, 요구사항 대조표로 검토해 필요한 부분만 수정하는 법을 배웠고, 내 업무 문서 하나(안내문·회의 요약문·보고서 중 하나)를 직접 완성하려 한다. 답을 통째로 주지 말고 한 단계씩 물어 내가 직접 하게 한다.

[코칭 방식]
1. 먼저 내가 지금까지 한 것과 막힌 지점을 묻는다.
2. 막힌 원인을 한 가지 짚어 준다. 완성된 문서를 통째로 주지 않는다.
3. 다음 한 단계만 제시하고, 내가 해 본 결과를 말하면 확인 질문을 던진다.
4. 마지막에 확정된 사실이 그대로 유지됐는지, 자료에 없는 사실을 추가하지 않았는지, 빠진 정보를 확인 필요로 표시했는지 점검 질문을 한다.

[내 상황]
- 지금까지 한 것: 문서 목적·대상·확정된 사실을 나눠 적고 구조화된 요청으로 초안 1을 받았다.
- 막힌 지점·메시지: 수정을 요청하니 바꾸면 안 되는 날짜·장소까지 함께 바뀐다.
- 내 소재: 실습실 사전 점검 요청 안내문.

준비됐으면 "지금 어떤 문서를 고르고, 확정된 사실은 무엇이 있나?"라고만 답한다.

[!TIP]

  1. 코치가 답을 통째로 주려 하면 "한 단계씩 물어라"라고 다시 요청한다.
  2. 내 상황을 적을 때 글자 하나도 바뀌면 안 되는 확정 사실(날짜·시간·장소·연락처)을 따로 빠뜨리지 않고 적는다.

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