8. 자동화와 나만의 워크플로우

1 반복 업무는 템플릿으로

매번 비슷한 일을 할 때마다 프롬프트를 새로 쓰는 것은 낭비다. 한 번 잘 만든 프롬프트를 저장해 두고, 바뀌는 부분만 갈아 끼우면 같은 일을 훨씬 빠르게 끝낼 수 있다. 이렇게 다시 쓰는 프롬프트를 템플릿이라고 한다.

1.1 한 번 만든 프롬프트를 다시 쓴다

자주 하는 업무를 떠올려 보자. 주간 보고, 고객 응대 메일, 회의 정리처럼 매번 비슷한 일이 있다. 이런 일은 잘 나온 프롬프트를 그대로 보관했다가 다음에 꺼내 쓴다. 매번 처음부터 고민할 필요가 없어진다.

1.2 바꿀 자리를 비워 둔다

템플릿의 핵심은 매번 달라지는 부분만 빈자리로 두는 것이다. 그 자리를 대괄호 [ ]로 표시해 두면 알아보기 쉽다.

아래 고객에게 보낼 사과 메일을 써 줘. 고객명은 [이름], 문제 상황은 [내용]. 정중하고 짧게.

다음에 쓸 때는 [이름]에 "김민수", [내용]에 "배송 지연"만 넣는다. 그러면 "김민수 고객님께. 배송이 지연되어 진심으로 사과드립니다" 처럼 상황에 맞는 메일이 바로 나온다. 메일을 보낼 때마다 같은 틀을 다시 쓰는 셈이다.

💡 개념 정리: 매번 바뀌는 부분을 [ ]로 표시해 두면, 그 자리만 채워 같은 프롬프트를 계속 쓸 수 있다. 업무 속도를 높이는 가장 쉬운 방법이다.

2 어려운 일은 기법으로

간단한 부탁으로 풀리지 않는 일도 있다. 그럴 때는 AI가 더 잘 답하도록 돕는 몇 가지 기법을 더한다.

2.1 단계로 나눠 시키기

복잡한 일을 한 번에 시키면 AI가 중간 과정을 건너뛰고 엉성하게 답하기 쉽다. "단계별로 생각해서 답해 줘"라고 하면 차근차근 정리한다.

이 매출 자료에서 문제를 찾고, 원인을 추측하고, 해결책을 제안해 줘. 단계별로.

그러면 생각의 순서가 드러난 답이 나온다.

1단계 문제: 2분기 매출이 정체됨. 2단계 원인: 신규 고객이 줄어듦. 3단계 해결책: 재구매 고객 대상 할인 운영.

어디서 판단이 갈렸는지 보이기 때문에 검토하기도 쉽다.

2.2 전문가 역할 입히기

같은 질문도 어떤 입장에서 답할지 정해 주면 수준이 달라진다. 원하는 분야의 전문가 역할을 맡긴다.

너는 10년 차 마케터다. 이 광고 문구의 약점을 지적하고 고쳐 줘.

역할을 주지 않으면 "괜찮네요" 같은 두루뭉술한 답이 나오기 쉽다. 역할을 주면 "타깃이 불분명하다", "행동을 유도하는 문장이 없다" 처럼 전문가다운 지적이 나온다.

2.3 대화를 이어 가며 다듬기

AI와의 대화는 한 번에 끝내지 않아도 된다. 답이 마음에 들지 않으면 그 자리에서 이어 고쳐 달라고 한다. 앞서 나눈 대화를 AI가 기억하기 때문에, 처음부터 다시 설명할 필요가 없다.

좀 더 짧게, 20대 말투로 바꿔 줘.

이렇게만 해도 직전 답을 바탕으로 다시 써 준다.

💡 학습 팁: 마음에 안 드는 답이 나와도 처음부터 다시 쓰지 말고 "거기서 이렇게 바꿔 줘"라고 이어 시킨다. 주고받을수록 원하는 답에 가까워진다.

3 나만의 워크플로우로 마무리

지금까지 배운 것을 흩어진 기술로 두지 말고, 내 업무에 붙여 하나의 흐름으로 만든다. 이것이 이 과정의 최종 목표다.

3.1 자주 쓰는 프롬프트를 모아 둔다

잘 나온 프롬프트는 그때만 쓰고 버리기 아깝다. 메모장이나 문서에 모아 두면 나만의 프롬프트 모음이 된다. 보고용, 메일용, 요약용처럼 용도별로 정리해 두면 필요할 때 바로 꺼내 쓴다. 이 모음이 쌓일수록 일이 빨라진다.

3.2 업무에 AI를 끼워 넣는다

AI에게 업무 전체를 맡기는 것이 아니다. 한 가지 일을 여러 단계로 나눈 뒤, AI가 잘하는 단계에만 끼워 넣는다. 보고서 쓰기를 예로 들면 이렇게 나뉜다.

초안과 다듬기는 AI에게 맡기고, 판단과 확정은 사람이 한다. 이렇게 역할을 나누면 빠르면서도 믿을 수 있는 결과가 나온다.

💡 개념 정리: AI는 업무의 한 단계를 빠르게 처리하는 도구다. 어느 단계에 끼워 넣을지 정하는 것이 워크플로우의 핵심이다.

⚠️ 주의: 결과에 담긴 숫자·사실은 직접 확인하고, 회사 기밀이나 개인정보는 입력하지 않는다. 입력한 내용은 밖에 남을 수 있다. 이 두 가지는 AI를 쓰는 내내 지킨다.