7. 업무에 바로 쓰기

1 문서를 빠르게 만들기

문서 작업에서 가장 오래 걸리는 일은 빈 화면 앞에서 첫 문장을 고민하는 것이다. 초안을 AI에게 맡기면 이 시간이 크게 줄어든다. 사람은 다듬고 확정하는 데 집중하면 된다.

1.1 초안 만들기

초안을 부탁할 때는 1회차에서 배운 네 가지(누구로서·누구에게·무엇을·어떤 형식)를 떠올린다. 이 정보를 넣을수록 바로 쓸 수 있는 초안이 나온다.

먼저 정보가 부족한 프롬프트를 보자.

환영 이메일 써 줘.

받는 사람도, 길이도, 분위기도 정해지지 않아 두루뭉술한 글이 나온다. "안녕하세요. 입사를 진심으로 환영합니다" 같은, 누구에게나 보낼 수 있는 일반적인 문장이다.

이번엔 정보를 채워 보자.

다음 주 입사하는 개발팀 신입에게 보낼 환영 이메일을 써 줘. 따뜻하되 짧게, 다섯 문장으로.

받는 사람(개발팀 신입), 분위기(따뜻하게), 길이(다섯 문장)가 모두 반영된다. "○○님, 개발팀에 오신 것을 환영합니다. 함께 일하게 되어 기쁩니다" 처럼 바로 손볼 수 있는 초안이 나온다.

💡 개념 정리: 초안의 품질은 알려 준 정보의 양에 비례한다. 받는 사람·목적·길이·말투를 적을수록 고쳐 쓸 일이 줄어든다.

1.2 긴 글 요약하기

회의록, 보고서, 긴 메일처럼 읽기 부담스러운 글은 AI에게 핵심만 추리게 한다. 이때 "어떤 기준으로, 얼마나 짧게" 줄일지 정해 주는 것이 중요하다.

아래 회의록을 세 줄로 요약해 줘. 결정된 사항과 다음 할 일 중심으로.

(회의록 본문을 붙여넣는다)

기준을 주면 필요한 정보만 추려 나온다.

1. 신제품 출시일을 3월로 확정. 2. 마케팅팀이 예산안 작성. 3. 다음 회의는 금요일.

반대로 "요약해 줘"라고만 하면 무엇이 중요한지 AI가 알아서 정하기 때문에, 정작 필요한 내용이 빠질 수 있다.

💡 학습 팁: 요약은 "몇 줄로, 무엇 중심으로"를 함께 적는다. 길이와 기준을 정해 주는 것만으로 결과가 크게 달라진다.

1.3 말투와 길이 바꾸기

이미 써 둔 글도 AI로 다듬는다. 처음부터 다시 쓰지 말고, 가진 글을 붙여넣은 뒤 원하는 방향만 알려 준다.

다음 문장을 고객에게 보낼 정중한 안내문으로 바꿔 줘. "환불은 3일 안에 처리됨."

그러면 "안녕하세요. 문의하신 환불 건은 영업일 기준 3일 이내에 처리될 예정입니다" 처럼 격식을 갖춘 문장으로 바뀐다. 같은 글을 두고 "더 짧게", "더 쉽게", "친근한 말투로"처럼 방향만 바꿔 여러 번 시킬 수도 있다.

💡 학습 팁: 글을 통째로 다시 쓰지 말고 "이 부분만 ~하게 바꿔 줘"라고 시킨다. 고치는 일이 새로 쓰는 일보다 훨씬 빠르다.

---

2 자료를 정리하기

흩어진 정보를 보기 좋게 정리하는 일은 시간이 많이 든다. AI는 정해진 틀에 정보를 담는 일을 특히 잘한다. 그래서 정리를 시킬 때는 담을 틀부터 정해 주는 것이 핵심이다.

2.1 핵심만 뽑아내기

긴 문서에서 필요한 부분만 골라낸다. 무엇을 뽑을지 구체적으로 짚어 줄수록 정확하다.

아래 보고서에서 매출과 관련된 숫자만 뽑아 목록으로 정리해 줘.

(보고서 본문을 붙여넣는다)

그러면 흩어져 있던 숫자만 모여 나온다.

· 1분기 매출 3억 · 2분기 매출 3억 5천 · 전년 대비 12% 증가

직접 문서를 훑으며 찾는 것보다 빠르고 빠뜨릴 일이 적다.

2.2 표로 정리하기

여러 항목을 비교할 때는 표가 가장 잘 보인다. 어떤 항목을 비교할지 알려 주면 AI가 표를 만들어 준다.

아래 세 제품의 가격, 무게, 보증 기간을 비교표로 만들어 줘.

(제품 설명을 붙여넣는다)

그러면 제품별로 행과 열이 나뉜 표가 나온다. 어느 제품이 더 싼지, 더 가벼운지 한눈에 비교된다.

💡 개념 정리: 정리를 시킬 때는 "표로", "목록으로", "단계로"처럼 담을 틀을 먼저 정한다. 틀이 분명하면 결과가 깔끔하게 나온다.

---

3 아이디어를 발상하기

혼자 생각하면 몇 개에서 막히는 아이디어도, AI에게는 한 번에 여러 개를 시킬 수 있다. AI는 많이, 빠르게 쏟아내는 일을 잘한다. 고르고 다듬는 일은 사람이 한다.

3.1 많이 쏟아내게 하기

아이디어가 떠오르지 않을 때는 개수를 정해 한꺼번에 받는다.

사내 카페 이름 후보를 열 개 제안해 줘. 짧고 기억하기 쉬운 걸로.

그러면 후보가 한 번에 나온다.

· 모닝빈 · 한잔쉼 · 카페오공 · 사이공간 …

수가 많아야 그중에서 고를 거리가 생긴다. 마음에 드는 게 없으면 "더 발랄한 느낌으로 열 개 더"처럼 방향을 바꿔 다시 시킨다.

3.2 기획안 뼈대 잡기

기획서를 처음부터 쓰기 막막하면 목차부터 잡게 한다. 뼈대가 생기면 빈칸을 채우는 일만 남는다.

신입 멘토링 프로그램 기획안의 목차를 잡아 줘. 목적, 대상, 운영 방식, 기대 효과 순으로.

그러면 네 항목으로 나뉜 목차와, 각 항목에 들어갈 내용 안내가 함께 나온다. 마음에 드는 부분은 "운영 방식을 더 자세히 써 줘"처럼 이어서 살을 붙인다.

💡 학습 팁: AI가 낸 결과를 그대로 쓰기보다, 마음에 드는 것을 골라 "이 방향으로 더 자세히"라고 이어 시킨다. 한 번에 끝내지 않고 주고받으며 다듬는 것이 요령이다.

⚠️ 주의: 요약이나 정리 결과에 숫자·사실이 들어 있으면 원본과 대조해 확인한다. AI가 보기 좋게 정리하는 과정에서 숫자를 바꾸거나 없는 내용을 더할 수 있다.